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Offre d'emploi #12366
Agent administratif/agente administrative
Montréal
Employeur
Polytechnique Montréal
Type d'offre
Emploi
Industrie
Soutien administratif
Titre d'emploi
Agent administratif/agente administrative
Mots clés
Agente, agent aux dossiers académiques Département génie informatique génie logiciel
Titre d'emploi à l'interne
Agente, agent aux dossiers académiques - Département de génie informatique et génie logiciel
Référence interne
00002136
Poste(s) à combler
1
Postuler avant
28 avr 2024
Façon de postuler
Courriel
Courriel pour les candidatures
Précisions additionnelles
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/662123aaaea807bc2e8d47fc/541091b212497d1301155fff/fr
Principales fonctions
Polytechnique Montréal
Agente, agent aux dossiers académiques - Département de génie informatique et génie logiciel
Référence : 00002136
Durée : Temporaire, temps plein
Durée du mandat : 8 mois, avec possibilité de prolongation (à titre indicatif)
Endroit : Montréal
Date d’échéance : dimanche 28 avril 2024, à 17 h
Sous la supervision de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement de la communauté étudiante de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Agente, agent aux dossiers académiques - Département de génie informatique et génie logiciel
Référence : 00002136
Durée : Temporaire, temps plein
Durée du mandat : 8 mois, avec possibilité de prolongation (à titre indicatif)
Endroit : Montréal
Date d’échéance : dimanche 28 avril 2024, à 17 h
Sous la supervision de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement de la communauté étudiante de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Assure l'accueil des étudiantes et étudiants de niveau baccalauréat au département et les accompagne dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées à Polytechnique afin de soutenir de façon optimale, le corps étudiant dans leur situation;
- Accueille les personnes candidates aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées;
- Collabore à l'organisation de l'enseignement. À cette fin, assure la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers (salles, horaires et logiciels). Effectue la vérification des listes de cours et du projet d'horaire maître. Distribue les questionnaires d'évaluation de l'enseignement;
- Collabore aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des personnes chargées de cours et chargées de laboratoires, et auxiliaires d'enseignement. Prépare les contrats respectant les politiques et conventions en vigueur;
- Participe à la gestion des évaluations et des examens. Assure, à cette fin, la saisie des notes, la mise en page, l'obtention des signatures et le suivi des absences motivées. Coordonne les examens différés avec le corps professoral et la clientèle étudiante;
- Tient à jour la banque de données d'aide financière Bourse de soutien a la formation doctorale (BSFD), prépare et vérifie les demandes;
- Collabore avec la coordonnatrice aux affaires académiques et avec les responsables de programmes, à l'implantation et le suivi du processus d'amélioration des programmes de la formation d'ingénieur et de leur agrément par le Bureau canadien d'agrément des programmes de génie (BCAPG). Accompagne le corps professoral dans ce processus et produits les divers rapports à partir de données pertinentes;
- Traite les demandes d'activités de stages et programmes d'échanges institutionnels avec les diverses parties prenantes;
- Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiants, visite de laboratoires, accueil de la communauté étudiante, projets intégrateurs, etc.;
- Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
- Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données telles que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs. Utilise les logiciels en usage;
- Initie d'autres membres du personnel dont le travail est relié aux dossiers académiques;
- Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Lieu de travail
Région
Montréal
Adresse
2500, Chemin du Polytechnique
Montréal, Québec, H3A 2E6
Montréal, Québec, H3A 2E6
Salaire et autres conditions de travail
Type de salaire
Selon expérience
Salaire offert
De 26,46 $ à 34,50 $ de l'heure
Heures par sem.
35
Statut d'emploi
Contractuel
Durée de l'emploi
7 à 9 mois
Occupation
Temps plein
Précisions sur l'occupation
8 mois, avec possibilité de prolongation
Horaire de travail
Jour
Date de début d'emploi
19 avril 2024
Exigences
Niveau d'éducation requis
Collégiale
Diplôme requis
DEC
Statut
Terminé
Expérience requise
3 à 5 ans
Années précises requises
3
Langue(s) parlée(s)
Français (Maitrisé)
Compétences recherchées
Scolarité
• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH - Gestionnaire des analyses de cours.
RÉMUNÉRATION
Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
• 20 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi temporaire.
Durée du mandat : 8 mois, avec possibilité de prolongation (à titre indicatif).
Temps complet - 35 heures par semaine.
MISE EN CANDIDATURE
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : dimanche 28 avril 2024, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/662123aaaea807bc2e8d47fc/541091b212497d1301155fff/fr
• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH - Gestionnaire des analyses de cours.
RÉMUNÉRATION
Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
• 20 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi temporaire.
Durée du mandat : 8 mois, avec possibilité de prolongation (à titre indicatif).
Temps complet - 35 heures par semaine.
MISE EN CANDIDATURE
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : dimanche 28 avril 2024, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/662123aaaea807bc2e8d47fc/541091b212497d1301155fff/fr
